Ohjelmistorobotiikan etenemispolku: Kolme vaihetta RPA-menestykseen

Edellinen bloggaukseni, Koneäly ja robotiikka – Kuinka organisaatiot voivat hyötyä liiketoimintaprosessien automaatiosta, käsitteli koneälyn ja robotiikan merkitystä yhteiskunnissa ja organisaatioissa, sekä kävi läpi ihmisen ja koneiden historiaa ja kehitystä. Tämä bloggaukseni tulee keskittymään erityisesti tuottavuuden kehittämiseen ohjelmistorobotiikkaa (RPA, robotic process automation) hyödyntäen. Käymme läpi kolme kehitysvaihetta, joiden kautta yritykset ja organisaatiot kasvattavat tuottavuuttaan RPA:n avulla.

Tämä uusi liiketoimintaprosessien automaation teknologia on kypsynyt pisteeseen, jossa sitä voidaan hyödyntää laajassa mittakaavassa ja hyvin matalin kustannuksin verrattuna perinteisiin ERP (Enterprise Resource Planning) ja EAI (Enterprise Application Integration) -integraatiomenetelmiin. Kun ohjelmistorobotit istahtavat työtuoleilleen ympäri maailman ja poistavat ikäviä, toistuvia ja rutiininomaisia työvaiheita, olisiko ajankohtaista myös pohtia, miten ihmiset ja organisaatiot voisivat parhaiten hyötyä digitaalisista apulaisistaan?

Jatkuva, nopea muutos RPA:n ajurina

Miksi organisaatiot ja yritykset käyttävät yhä enemmän aikaa ja energiaa automaatioon? Kasvaessaan yritysorganisaatiot ovat perinteisesti hyödyntäneet toiminnanohjausjärjestelmiä (ERP) tuottamaan automatisoituja prosesseja. Yrityksen nopea kasvu on kuitenkin "vanhentanut" aiempia toiminnanohjausinvestointeja ennenaikaisesti, koska ERP-teknologiat eivät ole jäykkinä ja massiivisina pystyneet skaalautumaan organisaatioiden kasvuun ja prosessien muutoksiin. Tämä on tuottanut prosesseihin paljon manuaalisia vaiheita (ihminen siirtelee tietoja järjestelmien välillä), epäjohdonmukaisuuksia tiedon käsittelyssä (sama tieto syötetään useisiin järjestelmiin erikseen) ja epätasalaatuisuutta prosessin välivaiheisiin ja lopputulemiin. Toisin sanoen perinteisen automaation agiliteetti ja kyvykkyydet eivät vastaa organisaatioiden kehitystahtia. RPA on potentiaalinen vastaus näihin kasvukipuihin!

RPA tarkoittaa organisaatioille:

 1. Läpimenoajaltaan nopeampia prosesseja;
 2. Laadukkaampia lopputulemia;
 3. Skaalautuvuutta ja ketteryyttä sekä;
 4. Parempaa mitattavuutta (prosessin manuaaliset vaiheet digitoituvat).

Tässä vain muutamia esimerkkejä työvaiheista, joihin ohjelmistorobotti tänä päivänä kykenee helposti:

  • Sähköpostin ja liitetiedostojen avaaminen ja niiden tallentaminen tai tiedon poiminta
  • Weblomakkeiden täyttäminen sääntöjen perusteella
  • Tiedon poiminta useista tietojärjestelmistä ja tietojen uudelleen muokkaus esim. Dashboard -raportiksi
  • Tietojen yhdisteleminen, karsiminen, vertailu eri tietojärjestelmien kesken
  • Laskentasuoritusten tekeminen ja lopputuloksen copy-paste eteenpäin
  • Tietyn merkkijonon tunnistaminen dokumentin sisältä visuaalisesti (hahmon tunnistus) ja tiedon poiminta tämän perusteella.

Keinoja RPA:n hyödyntämisasteen kasvattamiseen organisaatioissa

Ohjelmistorobotiikan keinovalikoima automaatioasteen nostamiseen on siis laaja. Organisaatioiden kannalta robotiikka on kuitenkin uusi asia, jonka käyttöönottoon voi liittyä epäluuloa ja muutosvastarintaa. Liikkeenjohdon tulisikin lisätä nopeasti tietämystä RPA:sta niin yritysjohdon kuin työntekijöiden keskuudessa, jotta potentiaalinen hyöty on realisoitavissa.

RPA-ohjelmistot ovat kuten mitkä tahansa muutkin yritysohjelmistot, ihmisten käyttämiä ja ohjaamia. Samaan aikaan kun automaatioastetta vaikkapa palkanlaskennan ja taloushallinnon prosesseissa nostetaan RPA:lla, tulisi robotiikan siirtyä ja integroitua osaksi ihmisten työtä. RPA perustuu hyvin määriteltyihin prosesseihin ja niihin laadittuihin loogisiin sääntöihin, jotka mahdollistavat robotin työskentelyn joko a) automaattisesti taustalla tai b) ihmisen käynnistämänä. Kun prosessiin tulee muutoksia tai prosessissa käytetyt yritysohjelmistot muuttuvat, on robottikin uudelleen opetettava tehtäväänsä. Tämä opettamistyö tulee olemaan uusi erikoisosaamisen taito, joka yritysten on pystyttävä hankkimaan.

Ohjelmistorobotiikan etenemispolun kolme vaihetta

Olemme määritelleet robotiikan etenemispolun kolme vaihetta, joissa jokaisessa organisaation kyvylle kehittyä ja oppia on erilaiset vaatimukset.

Vaihe 1

Ensimmäisessä vaiheessa organisaatio lähtee kokeilemaan ja pilotoimaan RPA:ta prosesseissaan. Tässä vaiheessa kannattaa yleensä hyödyntää konsulttia ja asiantuntijaa, jolla on RPA erikoisosaamista ja näkemystä, miten ohjelmistorobotiikka voisi hyödyttää juuri sinun yritystäsi. Tässä vaiheessa valitaan tyypillisesti yksi funktio ja muutama prosessi pilotoinnin lähtökohdiksi. Konsultin avulla RPA:n hyödyt voidaan arvioida nopeasti ja laatia etenemissuunnitelma RPA-automaation kehittämiseen.

Olennaista on oman organisaation RPA-ymmärryksen kasvattaminen ja kokemusten kerääminen.

Vaihe 2

Toisessa vaiheessa organisaatio laajentaa RPA:n hyödyntämistään useisiin funktioihin ja prosesseihin. Konsultti voi auttaa kompleksien sääntökokonaisuuksien määrittelyssä ja jakaa kuormaa robottien opettamistyössä. Tässä vaiheessa olennaista on pilotoinnissa kerätyn tiedon ja osaamisen jakaminen organisaatiossa sekä oman RPA-kyvykkyyden määrätietoinen kasvattaminen.

Vaihe 3

Kolmannessa vaiheessa RPA:sta on tullut organisaation tuottavuuden nostamisen standardimenetelmä, jota johdetaan keskitetyn osaamiskeskuksen tai funktiokohtaisten RPA-tiimien kautta. Organisaatiolla on runsaasti omaa tieto- ja taitopääomaa robotiikasta, jota se kykenee omavaraisesti pitämään yllä ja kehittämään. Olennaista on RPA:n standardoiminen, osaamisen ja kyvykkyyksien mittaaminen ja johtaminen.

Digitaalisen oppimisen kautta käsiksi robotiikkaan

Olemme Arcusysissä laatineet organisaatioille mahdollisuuden edetä RPA:ssa vaiheittain. Valamis on digitaalisen oppimisen kansainvälisenä alustaratkaisuna erinomainen tapa tukea ja mahdollistaa organisaatioiden eteneminen robotiikan polulla edellä esitettyjen kolmen vaiheen kautta. Samaan aikaan kun nostat tuottavuutta RPA:n keinoin, johdat yrityksesi kykyä omaksua, ottaa käyttöön ja skaalata robotiikkaa läpi toimintojen. RPA:n hyödyntäminen vaatii automaatiotaitojen lisäämistä, uudenlaisten työtapojen omaksumista ja jatkuvaa tekemisen kehittämistä. Valamis-oppimisympäristön sisältämän analytiikan avulla pystyt mittaamaan ja todentamaan robotiikan vaikuttavuutta ja kehittämisen tehokkuutta.

Haluatko kasvattaa yrityksesi RPA-osaamista? Lue lisää ohjelmistorobotiikan hyödyistä ja RPA-koulutusratkaisustamme:

Lue lisää RPA-ratkaisuistamme

Julkaisija

Jyri-Pekka Makkonen
Head of Sales
+358 50 434 1521
Jyri-Pekka Makkonen on toiminut yli 15 vuotta ICT myynnin johdon tehtävissä, konsultoinnin ja kehittyvien teknologioiden parissa. Jyri-Pekka on viimeisen 7 vuoden aikana erikoistunut koneälyn ja datalähtöisen liiketoiminnan kehittämiseen. Arcusysissä Jyri-Pekan roolina on digitaalisen oppimisen ja kognitiivisen tietojenkäsittelyn menetelmien ja teknologioiden kaupallistaminen.
Katso viimeisimmät julkaisut
Lue lisää

Blogi

Tulevaisuuden työkalut tänään - mitä tarkoittavat ohjelmistorobotiikka, keinoäly ja koneoppiminen?

Osaako yrityksesi hyödyntää ohjemistorobotiikan (RPA, Robotic process automation), keinoälyn (AI, artificial intelligence), sekä koneoppimisen, machine learning, hyödyt? Järjestelmät kehittyvät kokoajan, ja niistä voi myös hyötyä hetki hetkeltä enemmän.

Lue lisää

Blogi

Tehoa ja laatua suorituskyvyn johtamiseen edistyneellä suunnittelu- ja ennustamisratkaisulla

Suorituskyvyn johtaminen on aiheena kestosuosikki talousjohdon piirissä. Lue, kuinka saat tehoa ja laatua suorituskyvyn johtamiseen yrityksessäsi.

Lue lisää

Blogi

Koneäly ja robotiikka – Kuinka organisaatiot voivat hyötyä liiketoimintaprosessien automaatiosta

Koneäly ja robotiikka ovat synnyttämässä uudenlaisen ihmislajin, joka niin fyysisesti kuin henkisesti hyödyntää koneita. Kuinka organisaatiot voivat hyötyä digitaalisista ja kognitiivisista ratkaisuista?