Parempaa design-kulttuuria rakentamassa – Leading Design Conferencen herättämiä ajatuksia vuodelle 2018

Millainen on hyvä design-johtaja? Mitä tarvitaan menestyksekkään design-tiimin rakentamiseen? Miten toimitaan suuremmissa organisaatioissa? Miten edistetään design-kulttuuria ympäristössä, jossa onnistuminen ei ole itsestään selvää? Muun muassa näitä kysymyksiä pohdittiin lokakuussa 2017 Lontoossa järjestetyssä upeassa Leading Design Conference -tapahtumassa.

Design on vakiinnuttanut asemansa kaikissa organisaatioissa, jotka haluavat menestyä digitaalisten tuotteiden ja palveluiden yhä kovenevilla markkinoilla. Parhailla tiimeillä on parhaat johtajat. Vaikka design-johtajan rooli voi vaihdella paljonkin eri organisaatioissa, yksi asia on selvä: se on erittäin haastavaa. Saimme kuunnella, kun alan johtavat toimijat kertoivat kokemuksistaan, antoivat neuvoja ja jopa paljastivat omat epävarmuutensa ja epäonnistumisensa. Saimme siitä paljon uusia näkökulmia ja ideoita analysoitavaksi vuotta 2018 varten.

Avoimuuden kulttuuri

Rekrytoinnin onnistuminen on yrityskasvun kulmakivi, ja siksi on oltava tarkkana, kun design-tiimiä halutaan laajentaa uusilla työntekijöillä. IBM:n designjohtaja Adam Cutler aloitti konferenssin kertomalla, miten hän on rekrytoinut 1 500 uutta suunnittelijaa organisaatioon. Sama teema toistui monessa muussakin esityksessä kaksipäiväisen konferenssin aikana: osaavan työvoiman rekrytointi on vasta alkua. Jotta suunnittelun potentiaalia pääsee aidosti hyödyntämään, on rakennettava luottamukseen ja empatiaan perustuva kulttuuri, joka tukee laadukasta suunnittelua.

Suunnittelutiimit koostuvat usein ihmisistä, joilla on monenlaista koulutus- ja työhistoriaa. Kehityspotentiaali on siis merkittävä, mutta se edellyttää sitä, että tiimin jäsenet tuntevat toistensa erilaiset osaamisalueet. Tätä varten tarvitaan luottamukseen, empatiaan ja avoimuuteen perustuva kulttuuri, joka vaikuttaa tiimin jokaisen jäsenen kaikkeen toimintaan riippumatta siitä, minkä projektin parissa kukin kulloinkin työskentelee.

Johtamisvalmentaja Julia Whitney puhui siitä, miten ihmisillä on tapana käyttäytyä tavalla, joka minimoi uhat ja maksimoi mahdolliset palkinnot. Hyvän työkulttuurin rakentamisessa on pohjimmiltaan kyse psykologisesti turvallisen ympäristön luomisesta, jossa kaikki tuntevat voivansa tuoda esiin uusia ideoita ja rakentavaa kritiikkiä.

Parempia prosesseja DesignOps-toimintamallilla

Monet puhujat käsittelivät sitä, miten tärkeää on omaksua Design Operations- eli tuttavallisemmin DesignOps-toimintamalli osaksi tiimejä. DesignOps-termin määritelmä todennäköisesti muuttuu käytännön yleistyessä, mutta siinä on kyse siitä, että luodaan ohjeistuksia, toimintatapoja ja yhteisiä sääntöjä siitä, miten suunnittelutiimi tekee yhteistyötä eri projekteissa ja eri tieteenaloilla. Jotta tiimin toiminta on aidosti tehokasta, tarvitaan sääntöjä esimerkiksi siitä, miten uusia työntekijöitä rekrytoidaan, mitä ammattisanastoa tiimissä käytetään, millaisia prosesseja suunnitteluprojekteihin sisältyy ja mikä on tiimin visio uusien tuotteiden luomisesta.

Suunnittelun hallinta käytännön tasolla ei ole kuitenkaan pelkästään suurten organisaatioiden asia. Booking.comin suunnittelujohtaja Stuart Frisby korosti, että DesignOps-lähestymistapaan kannattaa panostaa jo alkuvaiheessa eikä vasta silloin, kun tiimi on kasvanut niin suureksi, että uusien ihmisten liittyminen tiimiin vaikeuttaa yhteisten käytäntöjen luomista. Kasvua on suunniteltava etukäteen, koska muuten se on liian myöhäistä.

Design-johtajuudessa toimitaan yhteistyössä muiden tiimien kanssa

"Lokeroituminen" on negatiivinen sana. Siitä tulevat mieleen rajat, eristäytyminen ja viestinnän puute. On kuitenkin luonnollista, että ihmiset ja organisaatiot järjestäytyvät tiimeihin, osastoihin ja muihin ryhmittymiin. Ongelma on, että on hyvin vaikeaa asettaa yhteisiä tavoitteita, kun kaikki toimivat omin päin. Siksi lokeroituneiden organisaatioiden – julkisten tai yksityisten – rakenne ei aina tue palvelutuotantoa, jossa painotetaan erinomaisia käyttökokemuksia.

Suunnittelujohtajilla on ainutlaatuinen mahdollisuus saada kaikki erilaiset ryhmät ja osastot tekemään yhteistyötä. Kate Tarling käytti Ison-Britannian Gov.uk-tietopalvelua esimerkkinä siitä, miten organisaatiorajoja ylittämällä voidaan rakentaa palvelu, joka vastaa nimenomaan kansalaisten eikä organisaation tarpeisiin. Tarling antoi seuraavat neuvot:

  • Projektin tavoitteiden asettamisessa kannattaa keskittyä realistisiin skenaarioihin.
  • Viestinnässä on painotettava todellisia loppukäyttäjien tavoitteita ja rakennettavan ratkaisun oletettuja lopputuloksia sekä keskusteltava myös huonon suunnittelun seurauksista yhteistyön merkityksen korostamiseksi.
  • Osastojen välisessä yhteistyössä tulee edistää luottamusta ja avoimuutta – kaikkien tulee osallistua mutta säilyttää silti itsenäisyytensä.

Suunnittelijoiden ei tule eristää itseään muusta organisaatiosta. Aidosti erinomaisten palveluiden ja tuotteiden rakentaminen edellyttää sitä, että koko organisaatio tekee työtä samojen tavoitteiden ja lopputulosten eteen. Suunnittelutiimillä on velvollisuus ottaa avoimesti kaikki mukaan prosessiin ja siten vahvistaa sitoutumista samojen tavoitteiden saavuttamiseen. Tarkoituksena ei ole sanella, miten asiat pitää tehdä, vaan pikemminkin käynnistää sellaisen kulttuurin rakentaminen, joka tukee toivottuja lopputuloksia.

Google Venturesia edustanut Kate Aronowitz korosti tätä ajattelutapaa varoituksella: jos suunnittelusta ei tehdä läpinäkyvämpää eikä prosessiin oteta mukaan koko organisaatiota, suunnittelu saattaa käydä "tarpeettomaksi". Kuluneen vuosikymmenen aikana UX-suunnittelu eli käyttökokemuksen suunnittelu on vakiintunut olennaiseksi osaksi mitä tahansa tuoterakennusprosessia. Suunnittelijoilla on nyt paikka neuvottelupöydässä. Jotta voimme pitää paikkamme, emme saa korostaa liikaa yksittäisiä osaajia, vaan meidän on rakennettava sellaista kulttuuria, jossa kaikki organisaation työntekijät pyrkivät samaan tavoitteeseen eli erinomaisten digitaalisten tuotteiden luomiseen.

Huomio tittelistä osaamiseen

Peter Merholz vertasi suunnittelujohtajan roolia vanhemman rooliin: siihen sisältyy valmennusta, hoivaamista, ohjaamista oikeaan suuntaan ja samalla vastuullisuuden opettamista. Kuten vanhemmuudessakin, pelkkä titteli ei automaattisesti tarkoita, että olisi hyvä siinä, mitä tekee. Jotta voi hallita johtamisen taidon, on panostettava jatkuvaan itsetutkiskeluun ja henkilökohtaiseen kasvuun ja toisinaan myös tehtävä virheitä.

Siksi johtaminen ei edellytä titteliä, vaan kaikilla tulisi olla epämuodollisia tilaisuuksia johtamiseen. Tästä pääsemmekin taas luottamukseen ja empatiaan perustuvaan kulttuuriin, joka suunnittelutiimillä tulisi olla. Se nimittäin antaa jokaiselle mahdollisuuden toimia valmentajana ja mentorina, mikä lisää paremman suunnittelun mahdollisuuksia ja myös kehittää johtamisessa tarvittavia taitoja.

Näin me teemme

Arcusysin suunnittelutiimillä on vakiintuneet käytännöt omien töiden jakamiseen ja töiden yhteiseen arviointiin. Rohkaisemme tiimin jäseniä kertomaan toisilleen projekteistaan (ellei kyseessä ole salassapitosopimuksen alainen työ), jotta voimme keskustella ongelmista ja työstää niitä yhdessä. Pidämme säännöllisesti tiimin kommentointikierroksia ja arviointipalavereita, ja kannustamme tiimin jäseniä kahdenkeskiseen epämuodolliseen keskusteluun. Koska haluamme korostaa empatian ja avoimuuden tärkeyttä, pyrimme myös aktiivisesti vaalimaan tätä jakamisen kulttuuria. Jokaisen tiimin jäsenen tulisi tuntea, että tiimille voi kertoa mistä tahansa ongelmasta ilman tuomitsemisen pelkoa. Tällainen kulttuuri rohkaisee työntekijöitä kertomaan omista töistään, mutta lisäksi se parantaa merkittävästi suunnittelun kokonaislaatua. Kun käydään enemmän keskustelua, saadaan myös enemmän parannusideoita.

Käyttökokemuksen suunnittelun ja yleisestikin suunnittelun tulevaisuus näyttää valoisalta, kun Leading Design Conferences kaltaiset tapahtumat rohkaisevat meitä kokeilemaan uudenlaisia käytäntöjä alalla. Suunnittelun johtaminen sekä roolina että tieteenalana on kehittymässä. Monet konferenssissa käsitellyistä aiheista ja ideoista jalostuvat suunnitteluyhteisön sisällä ja myös suunnittelutiimien omina toimintatapoina. Arcusysin suunnittelutiimin jatkaessa kasvuaan vuonna 2018 aiomme kehittää näitä periaatteita yhä pidemmälle päivittäisessä työssämme – ei vain tiimin sisällä, vaan myös kaikkien niiden kanssa, jotka osallistuvat erinomaisten digitaalisten tuotteiden ja palveluiden suunnittelu- ja kehitysprosessiin.

Julkaisija

Matti Linna
Senior UX Designer
Matti Linna on Arcusysin UX-tiimin kokeneimpia jäseniä ja työskennellyt kymmenissä projekteissa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla, toimialojen vaihdellessa opetusalan sovelluksista raskaan konepajateollisuuden projekteihin. Matin erityisosaamista on käyttäjätutkimusten suunnittelu ja toteuttaminen sekä tutkimustiedon analysointi ja hyödyntäminen käyttöliittymä- ja konseptisuunnittelussa.
Ota yhteyttä
Jarmo Valmari
Head of Design
+358 40 824 4850
Katso viimeisimmät julkaisut
Lue lisää

Blogi

Tulevaisuuden työvoima: Miten teknologia vaikuttaa tuotantoteollisuuteen?

Lue lisää

Blogi

Näin linjaat koulutusstrategian tukemaan liiketoimintatavoitteita

Lue lisää

Blogi

Sukellus oppimiskokemukseen – koneoppiminen, keinoäly ja chatbotit